2022年6月8日晚，“治国理政”实岗锻炼计划一期学员集体学习了学校办公室戴羽老师讲授的公务礼仪课程。戴老师重点围绕统筹协调、全景模拟、分工配合和随机应变四个方面介绍了筹备工作的重点与要点，既有细节上的指导，又有思路上的启发，为后期学员们的基层实岗锻炼提供了满满干货，为学员们做好相关筹备工作增质赋能。课后学员们围绕课程内容展开了热烈讨论。
一、统筹协调顾大局
筹备工作的第一步是统筹协调。统筹协调集合了洞察事物、工作谋划、整体部署、衔接沟通、整合协调和创造性思维的能力，是筹备工作中重要的思想方法与工作方法。统筹协调需要我们发挥“致广大而尽精微”的精神，从统筹整体和协调细节两方面入手。“致广大”要求从全局出发统筹整体，从高处入手，宏观把握活动议程、活动要求、参与领导等关键要素；“尽精微”侧重从具体要素出发协调细节，着眼于细微处，周密兼顾环境、场地、天气等具体细节。
纲举目张，执本末从，统筹把握大局方能确立活动筹备的总体框架。大家梳理回顾了会见、会议、成立大会、开学典礼、活动接待等几种活动的流程，总结了活动举办过程中时间、地点、领导、主持、出席人员等基本要素的注意事项，并在归纳总结的基础上进一步比较了不同类型活动筹备思路的异同。在梳理、总结、交流的过程中，大家对筹备工作的基本类型与基本要素有了更深切的把握。
落细落实、积微成著，协调关注细节方能确保活动顺利开展。学员们结合课堂上讲解的案例，回顾了工作筹备中不可忽视的各项细节：活动设计中的流程顺序、议程文案中的详细表述、时间地点的具体确定、与会人员的现场定位等等。大家在梳理课程内容之外，还根据自身经历和体会补充了注意事项，共同树立落于实处的工作方式与严谨细致的工作态度。
二、全景模拟保细节
全景模拟是保证活动举办成功的重要前提。在活动正式开始前，筹办人员应以假想场景为前提，按照不同视角模拟活动场景，发现筹备过程中存在的问题与不足，并及时作出回应与调整。全景模拟主要包括筹备现场会务、模拟现场状况、邀请领导踩点三步骤。
未雨绸缪，主动应变，以“时时放心不下”的责任感提前做好现场保障。大家回顾了课堂案例，总结到：模拟现场状况需要秉持“实事求是”的态度，分别带入主要领导、重要领导、参与领导以及普通活动组织者等人员的不同视角，实际体验整个活动流程，并在此过程中反复检查会议活动准备需要的物资材料是否充分、座次安排是否合理、活动流程是否完善等问题，以确保活动顺利进行。另外，通过对沙发室小型会议、会议主席台、长桌会谈、签约仪式等活动座次安排的案例回顾，学员们不仅对会务现场有了全方位、多视角的考察，同时在课后也通过情景模拟等方式设身处地体验了相关活动实况。
全景模拟要求会议筹办者置身事内、躬身入局，以精益求精的责任感打磨每个可能出现的现场细节，进而为活动筹办提供尽善尽美的预案保障。
三、分工配合提效率
独脚难行，孤掌难鸣。分工配合是办好活动重要的能力之一，活动主办方内部各部门之间既要明确分工、有效协作，又要与校内其他各部门加强联动、增强信任，通过召开内部任务分工会、现场布置会与校内各部门沟通协作推进。
在一次具体的活动筹备中，活动主办方作为活动筹备的主体，应是一个各部门协调配合、通力合作的有机整体。将活动筹备的具体事宜以模块化形式分别进行准备，将各模块负责具体工作、职责明确到人。只有这样，才能切实提高活动筹备的工作效率，实现高质量、低失误的有效产出。
同时，活动主办方在进行任务分工配合时也要做到全面具体。任务分工配合不单单是简单的切分，而是需要将任务进行有机组合，做到结构清晰、具体细致。另外，活动筹备经常需要多部门配合完成，综合协调、活动保障、材料准备、宣传报道等环节都是活动筹备的重要构成部分。“千里之行始于足下”，活动筹备是一项系统性工作，因此对于活动中的要点和重要环节应考虑周全、详细列出，在活动筹备过程中逐一对照落实，从而为活动的成功举办打下坚实基础。
四、随机应变定乾坤
兵无常势，水无常形，随机应变是活动举办成功必不可少的关键一环，这考验了主办人员善于观察、快速反应的能力。即使在思虑周全的前提下，依然难免会遇到突发状况，因此需要主办人随机应变，见机行事从而解决难题、化解危机，其中丰富的知识经验积累是前提，临危不惧镇定自若的心态是基础，迅捷思维敏锐洞察是关键。
以会务接待为例，学员们讨论了活动过程中应特别注意的几个小细节，以减少突发紧急情况的发生：（1）提前确认着装要求、活动当天气温、天气状况等；（2）明确是否互赠礼品；（3）再次与保卫处确认进校领导车号、司机姓名等信息；（4）提前思考可能出现的情况，多准备一手，不要怕麻烦、想当然；（5）突发情况出现时，不要慌张，先想如何应急处置，同时立即请示领导；（6）迎着困难上，具体情况具体分析，会后及时记录。大家以自己举办或参与过的活动为例，分享交流了活动举办过程中出现突发情况并成功化解的工作经历，大大丰富了学员们在筹备工作中的随机应变经验。
精益求精、扎实细致做好各项筹备工作是确保活动有序开展的重要前提。通过本次研讨会，学员们在思维碰撞中不断强化对筹备工作中“统筹协调、全景模拟、分工配合、随机应变”四大法宝的重要认识，在分享交流中不断完善总结筹备细节，将所学内化于心、皆为所用。学员们纷纷表示在本次研讨会中收益颇丰，在暑期的实岗锻炼中将力以更高的标准、更高的质量做好筹备事宜，确保各项工作的高效有序运转。
